Guía 2026

Historia clínica electrónica para el profesional independiente en Colombia

Si atiendes por tu cuenta como fisioterapeuta, fonoaudiólogo, psicólogo o nutricionista, eres prestador de servicios de salud y la historia clínica de tus pacientes es tu responsabilidad. Esta guía resume qué piden las normas principales y qué es lo práctico para llevarla bien.

Actualizado el 18 de octubre de 2026

Primero: eres prestador y debes estar en el REPS

La Resolución 3100 de 2019 del Ministerio de Salud, modificada por la Resolución 544 de 2023, define las condiciones de habilitación de los prestadores de servicios de salud y nombra expresamente a los profesionales independientes de salud. Lo esencial:

• Todo prestador debe estar inscrito en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS). La inscripción se hace ante la secretaría de salud de tu departamento o distrito.
• Antes de inscribirte haces una autoevaluación del cumplimiento de las condiciones de habilitación y la declaras en el REPS.
• La inscripción inicial tiene una vigencia de cuatro años. Después se renueva cada año, con una nueva autoevaluación declarada.
• Al profesional independiente le aplican las condiciones de capacidad tecnológica y científica, que incluyen el estándar de historia clínica y registros.

Si trabajas solo como contratista de una IPS y atiendes únicamente a sus pacientes dentro de sus servicios, normalmente la habilitación y la historia clínica son de la IPS. Si atiendes pacientes propios, te toca a ti. Confírmalo con tu secretaría de salud.

Qué pide la Ley 2015 de 2020

La Ley 2015 de 2020 creó la historia clínica electrónica interoperable: que los datos clínicos relevantes de cada persona se puedan intercambiar entre prestadores en todo el país. Los puntos que más te tocan:

• Define la historia clínica electrónica como el registro integral y cronológico de las condiciones de salud del paciente, refrendado con la firma digital del profesional tratante (art. 2).
• Los prestadores deben diligenciar y disponer los datos de la historia clínica en la plataforma de interoperabilidad que defina el Gobierno (art. 3). Para implementar la interoperabilidad dio un plazo máximo de cinco años (art. 3, par. 1), que ya venció en 2025.
• Cada persona es titular de su historia clínica (art. 6), y se accede a ella con su consentimiento previo y expreso.
• Los prestadores mantienen la responsabilidad de la guarda y custodia de las historias en sus propios sistemas (art. 5).

Qué pide la Resolución 866 de 2021

La Resolución 866 de 2021 de los ministerios de Salud y TIC reglamenta el conjunto de elementos de datos clínicos relevantes que se van a intercambiar. Ojo: entre los obligados que nombra (art. 2) no aparece expresamente el profesional independiente, que solo se menciona en un parágrafo; confirma con tu secretaría de salud si te aplica. Los datos se agrupan en cuatro categorías (art. 5):

• Identificación del usuario: documento, edad, sexo, ocupación, discapacidad, pertenencia étnica y asegurador, entre otros.
• Contacto con el servicio de salud: fecha de inicio de la atención, modalidad, vía de ingreso y diagnóstico inicial.
• Tecnologías en salud: procedimientos, medicamentos y dispositivos prescritos o aplicados.
• Resultados: diagnósticos finales, resultados de valoración, referencia y contrarreferencia, incapacidades y profesional responsable.

La Resolución 1888 de 2025 adoptó el Resumen Digital de Atención en Salud (RDA) y dio a los obligados seis meses desde el 15 de octubre de 2025 para integrarse e interoperar. Ese plazo ya venció: confirma con tu secretaría de salud qué te exige hoy como independiente.

Cuánto tiempo guardar la historia y qué hacer si dejas de atender

La Resolución 839 de 2017, que modifica la Resolución 1995 de 1999 sobre manejo de historias clínicas, pide conservar la historia al menos 15 años desde la última atención. Y tiene reglas para el profesional independiente que deja de prestar servicios: antes de cerrar debe devolver las historias a los pacientes o sus representantes (con dos avisos en prensa con ocho días de diferencia), y las que nadie reclame van a la EPS del paciente. Si el profesional fallece, sus herederos entregan las historias a la entidad de salud departamental o distrital. Ojo: en julio de 2026 el Ministerio de Salud publicó para consulta un proyecto de resolución que derogaría las Resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017; revisa si ya se expidió y qué cambia.

Además, la historia clínica tiene datos sensibles, protegidos por la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales: necesitas la autorización del paciente para tratarlos y cuidar quién accede a ellos.

Lo práctico: cómo llevarla bien si atiendes a domicilio

• Una historia por paciente, con los datos de identificación completos desde la primera visita.
• Una evolución por cada atención, escrita el mismo día, con fecha y tu identificación.
• Que quede registro de quién la cambió y cuándo, y de quién la consultó.
• Que puedas entregarle una copia al paciente cuando la pida, y que no se pierda si se te pierde el celular.

Cómo te ayuda la ficha de LUNO

• Cada paciente tiene su ficha con sus datos y sus evoluciones en orden cronológico.
• Dictas la evolución al salir de la visita; LUNO la transcribe y la ordena, y tú la revisas antes de guardarla.
• La ficha guarda el historial de cambios y un registro de accesos.
• La descargas en PDF para entregársela al paciente, a otro profesional o para tu archivo.
• Cada profesional ve solo a sus propios pacientes. Los datos viajan cifrados, las notas clínicas se guardan además cifradas y hay un respaldo cifrado todos los días. Así la historia no depende de un cuaderno ni de un solo celular.

Para ser claros: LUNO no está certificada como sistema de historia clínica electrónica interoperable, no está conectada a la plataforma de interoperabilidad del Gobierno ni a sistemas de IPS o EPS, y no incluye firma digital certificada. Es una herramienta para que lleves tu historia clínica ordenada, completa y segura; el cumplimiento de la habilitación y de la interoperabilidad sigue siendo tuyo como prestador.

Preguntas frecuentes

¿Puedo llevar la historia clínica en papel?

La normativa de historia clínica admite distintos soportes, pero la Ley 2015 de 2020 apunta a que la historia sea electrónica e interoperable, y la Resolución 866 de 2021 no nombra expresamente al independiente entre los obligados. Confirma con tu secretaría de salud si te aplica y qué te exigen hoy.

¿De quién es la historia clínica?

El paciente es su titular (art. 6 de la Ley 2015 de 2020). Tú, como prestador, eres responsable de su guarda y custodia.

¿Puedo dictar las evoluciones con IA?

En LUNO la IA solo transcribe y ordena lo que tú dictas. La nota no queda en la historia hasta que la revisas y la apruebas, así que el registro sigue siendo tuyo.

¿LUNO sirve para la habilitación?

LUNO te ayuda a llevar la historia clínica, que es uno de los estándares, pero no hace la inscripción en el REPS ni la autoevaluación, y no garantiza que cumplas la habilitación.

Esta página es una referencia general con normas del Ministerio de Salud y no reemplaza la asesoría de un abogado o de la secretaría de salud de tu departamento o distrito. Las normas de historia clínica y habilitación se actualizan: revisa siempre el texto vigente.